湖南省第三次国土调查领导小组办公室10月27日印发《湖南省第三次国土调查领导小组办公室公文处理办法》。

第一章    总  则

第一条 为实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《湖南省第三次国土调查领导小组办公室工作规则》（湘三调办发〔2018〕6号）制定本办法。

第二条 本办法所指的公文是湖南省第三次国土调查领导小组办公室（以下简称“省三调办”）工作过程中形成的规范体式的文书。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作，应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行保密规定，确保国家秘密安全。

第五条 综合组是负责省三调办公文处理工作的部门。综合组设专职人员负责公文处理工作。

第二章    公文种类和形式

第六条 公文种类主要有：

（一）通告。适用于对外宣布重要事项或者法定事项。

（二）通知。适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文；传达要求各地三调办办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

（五）请示。适用于向上级请求指示、批准。

（六）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（七）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章    公文格式

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印送机关和印发日期、页码等组成。

第八条 省三调办公文执行《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）标准。公文用字一律从左至右横写、横排。公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。公文用字应规范化。标题用2号宋体加黑、一级标题用3号黑体、正文用3号仿宋体。

第九条 省三调办发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。具体分三种：湘三调办〔××××〕××号、湘三调办发〔××××〕××号、湘三调办函〔××××〕××号（文件头纸格式见附件）。

第十条 编号。省三调办发文由综合组统一负责编号。

第四章    行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条 行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第十三条 各工作组不得单独对外行文。

第五章    收  文

第十四条 收文指接收公文的过程。主要程序有签收、登记、编号、报送。

第十五条 签收。省三调办收到公文和其他单位转来的公文后，一律由综合组签收，按程序办理。除特殊情况外，各工作组不得将公文直接报送主任和副主任本人，主任和副主任一般不直接受理未经综合组签收的公文。

第十六条 登记。公文签收后，由综合组逐件检查，按办件、阅件分类登记，并统一编号。

第十七条 对于不属于省三调办办理的公文，由综合组请示副主任后及时退回呈文单位。

第六章    办  理

第十八条 对收到和转来需要办理的公文，综合组可根据职责分工和公文轻重缓急程度，呈请副主任批示后及时送承办的工作组，或者直接转送相关工作组办理。

第十九条 承办公文的工作组收到公文后应及时办理。

第二十条 建立健全督办制度，综合组和各工作组指定专人负责。各工作组承办的公文，由各工作组督办。综合组送副主任批示或直接交各工作组办理的公文，由综合组负责督办。各工作组应按时限要求将公文办理结果回复综合组，对不能按要求期限完成的，应及时向副主任反馈情况，并告知综合组。综合组可根据公文轻重缓急程度采取提醒、催促、限时办结等的方式进行督办。

第七章    发  文

第二十一条 发文指以省三调办名义制发公文的过程。包括草拟、审核、审签、复核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发等程序。

第二十二条 起草。根据公文内容，公文文稿由省三调办各工作组承办人员拟稿，公文草拟参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）要求。

第二十三条 会签。对于涉及多个工作组职责的，应及时会签相关工作组。

第二十四条 呈报。以省三调办名义发出的通知、通报、报告、请示须由主任签发，或经主任同意后由副主任签发。

第二十五条 制发。公文签发后，由承办公文工作组负责印制、发送。其中，“湘三调办” “湘三调办发”原则上在省自然资源厅文印室印制；“湘三调办函”可自行印制。

第二十六条 公开。对属于依法应主动公开的公文，在省自然资源厅门户网站“第三次国土调查”专栏公开。

第八章    传  阅

第二十七条 对于无需办理的阅知性文件，主任、副主任传阅后，综合组及时将传阅文件分送各工作组传阅；对于主任、副主任有批示的，相关工作组要抓好落实。

第二十八条 各工作组应在收到传阅文件后3日内阅完并交回综合组。

第二十九条 机密文件按规定的范围和程序传阅。

第九章    公文归档

第三十条 在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，各工作组应及时整理。

第三十一条 公文归档工作由综合组负责，归档的公文应将3份正本（包括正文和附件）、领导签批单、定稿、办文说明一并整理归档；涉密公文办结后应按有关规定处理。对于重要文档，实行纸质、电子同时归档。

第三十二条 每年2月，综合组将上年度的公文进行整理，分类归存，以便查阅。借阅归存文件须办理借阅登记手续并及时归还。

第十章    印章管理

第三十三条 “湖南省第三次国土调查领导小组办公室”印章由综合组负责保管。

第三十四条 经办公室副主任、主任签发的公文，经办人制发文件时可到综合组使用“湖南省第三次国土调查领导小组办公室”印章。

第三十五条 除公文以外需使用“湖南省第三次国土调查领导小组办公室”印章的，须填写用印审批表，并经办公室副主任审核同意。

第十二章    附  则

第三十六条 本办法未尽事宜均按照省自然资源厅公文处理办法处理。

第三十七条 本办法由湖南省第三次国土调查领导小组办公室负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

附件（略）